Delegowanie zadań jest niezbędne dla każdego właściciela firmy czy menedżera. W tym wpisie skupię się bardziej na praktycznych aspektach niż teoretycznych. Na pewno możecie znaleźć sporo materiałów teoretycznych o delegowaniu zadań. Dlatego ja  opowiem wam o mojej 15 letniej praktyce z brakiem delegowania  oraz z delegowaniem i pokażę kilka przykładów które pomogły mi wejść na poziom delegowania na którym jestem teraz. 

Dlaczego delegowanie jest takie ważne? Przede wszystkim bez delegowania nie będziecie rozwijać swojej firmy. Wasz czas, z mojej perspektywy – czas właściciela, jest najważniejszym czasem w firmie. W każdej firmie poświęca się go sporo na wiele czynności na które po prostu szkoda to robić. Jakbyście policzyli ile kosztuje wasza roboczogodzina w firmie to szkoda by wam było wydać tyle pieniędzy na wykonanie tej czynności. Przez brak delegowania poświęcacie czas na rzeczy, których nie powinniście robić, a przez to nie poświęcacie go na to co rozwija waszą firm

Delegowanie zadań – moja droga

Kiedy zakładaliśmy z Maćkiem nasze studio produkcyjne boje byliśmy studentami. Studiowałem prawo, a Maciek dziennikarstwo, więc razem mieliśmy dosyć duży zbiór kompetencji. Na samym początku tworzenia tej firmy robiłem wszystko: spotykałem się z klientami, jeździłem na realizację produkcji, pisałem scenariusze, zdarzało się nawet, że montowałem filmy. Nie wspominam nawet o  wszystkich kwestiach finansowych takich jak robienie przelewów. Nie było wtedy mowy o żadnym delegowaniu. Byliśmy w firmie we dwóch i we dwóch robiliśmy wszystko. Po 8 latach prowadzenia  firmy doszliśmy do 35 osobowej struktury w której mieliśmy też dyrektora zarządzającego. Tak naprawdę delegowaliśmy w tej firmie wszystko. Mieliśmy zespół producentów, zespół copywriterów, zespół sprzedawców, zespół menedżerski. Droga od delegowania niczego do delegowania wszystkiego trwała 8 lat. 

Przeczytaj: Jak budować system prowizyjny dla sprzedawców?

3 przyczyny braku delegowania zadań

Czy można to było zrobić szybciej? Na pewno tak! Dlaczego tego nie zrobiliśmy? Przede wszystkim nikt nie zwrócił nam uwagi na to jak ważny jest nasz czas i jak wiele rzeczy można delegować. Natomiast to wszystko sprowadza się do trzech podstawowych przyczyn dlaczego ludzie nie delegują zadań.

Brak pieniędzy do delegowania zadań

Przyczyna pierwsza: przeszkoda w delegowaniu, obecna szczególnie na początku tworzenia biznesu, to po prostu brak pieniędzy. Szkoda nam przeznaczyć zyski, które na początku są małe, na zrobienie rzeczy “x,y,z”. Przecież mogę zrobić to samemu. Jestem właścicielem i mogę pracować nie 8, a 12 godzin. Jest to częsty argument. Chcę zaoszczędzić pieniądze, żeby mieć większe zyski. Rozumiem to podejście, bo dobrze jest też być oszczędnym w wydatkach przy tworzeniu biznesu. Jednak jeżeli twoim celem jest rozwój firmy to nie jest dobre, rozwojowe podejście. Oczywiście dobrze sobie określić to minimum jakie chce się zarobić, ale pieniądze które generuje twoja firma z czasem powinno się przeznaczać na delegowanie zadań.

Rozumiem, że na początku może nie być cię stać na to żeby zatrudnić specjalistę wysokiej klasy. Często uważamy, że jak delegować coś, to do ludzi którzy zrobią to lepiej niż my. Jednak na początku drogi może być to trudne do zrealizowania. Dlatego znajdź sobie kogoś, może nawet nie na etat, ale kogoś na 30 lub 40 godzin w miesiącu, kto zajmie się częścią Twoich zadań. Może warto rozejrzeć się za wirtualną asystentką czy wirtualnym asystentem. Ja sam kiedyś korzystałem z tego typu usług, więc jest to dobry początek do tego, żeby w ogóle zacząć myśleć o delegowaniu. Jeśli oczywiście nie stać cię na to żeby zatrudnić kogoś już full-time żeby zajmował się jakąś częścią rzeczy do ciebie

Nikt nie zrobi tego lepiej niż ja 

Drugą przyczyną braku delegowania jest stanowisko, że “nikt nie zrobi zadań lepiej niż ja sam”. W dużej mierze jest to prawda, natomiast nie ma to znaczenia. Wszystko sprowadza się do tego czy ta czynność rzeczywiście musi być zrobiona w stu procentach perfekcyjnie. Wielu menedżerów i właścicieli firm jest przywiązanych do perfekcjonizmu. Wszystko musi być zrobione na 100%. Wiem co piszę, ponieważ sam też taki byłem. W pewnym momencie zrozumiałem, że nie wszystko musi być zrobione w stu procentach perfekcyjnie.

Są rzeczy które muszą być zrobione bardzo dobrze. Są rzeczy które można zrobić dobrze. A są też takie, które można zrobić po prostu ostatecznie i nie wpłynie to w żaden sposób na rozwój firmy. Jest wskazówka, dzięki której możesz możesz zdobyć się łatwiej na delegowanie zadań. Jeśli masz opory przed delegowaniem, odpowiedz sobie na pytanie: co najgorszego może się stać, jeśli zadanie zostanie źle wykonane? Pewnie szansa na to, że zostanie ono wykonane w 100% źle jest mała, ale nawet jeśli. Czy wtedy cała Twoja firma się zawali? Załóżmy, że zlecisz wysłanie faktury klientowi i nie zostanie to wykonane. Zorientujesz się o tym przy braku płatności, ale nie będzie to coś nieodwracalnego. Sama szansa niepowodzenia tak małej rzeczy jest również nikła. Dlatego właśnie warto pomyśleć co najgorszego może się stać, jeśli zadanie zostanie źle wykonane.

Zbyt małe zadania do delegowania

Trzecią, dość powszechną, przeszkodą w delegowaniu zadań jest czas, czyli niechęć do przekazania tej czynności. Podstawowym argumentem jest tutaj, że sam zrobię to szybciej, niż miałoby to delegować. Często są to rzeczy w obszarze mikro zadań, które są powtarzalne. Podam tutaj przykład mojej pracy z jednym z CEO, który zarządza wielomilionowym biznesem. Jednym z zadań, które nie było delegowanie, stanowiło robienie przelewów. Przeszkodą było danie dostępu do konta pracownikowi. W tym momencie tłumaczyłem, że nie powinno to stanowić bariery, ponieważ CEO jest najważniejszą osobą w organizacji i godzina pracy takiej osoby jest najdroższa. Kolejnym argumentem do braku delegowania przelewów było to, że zajmuje mu to tylko 15 minut i samo zorganizowanie wszystkiego, w tym udanie się do banku będzie trwało zbyt długo. 

Rzeczywiście w tej sytuacji udanie się do banku potrwa 2 godziny, jednak ten czas zwróci się już po 2 tygodniach. Tego typu opory są najczęstsze przy delegowaniu zadań. Tak, delegowanie wymaga wysiłku, trzeba to zlecić, wytłumaczyć i na końcu już tylko monitorować czy jest to wykonywane dobrze. 

Jakie zadania delegować

Osobiście mam 3 podejścia do tego jakie zadania delegować.

Najmniej istotne rzeczy

Pierwsze to, szukam rzeczy, które są najmniej istotne w stosunku do celów jaki chcemy osiągnąć. Na przykład prowadzimy firmę i jednym z celów jest pisanie tekstów na bloga. Nawet jeśli te teksty w strategii marketingowej są ważne, to na pewno nie warto na to poświęcać dużo czasu. Jeżeli mamy duże zespoły sprzedażowe, to skupiamy uwagę na najważniejszych klientach, a całą resztę delegujecie. Pierwsza i podstawowa zasada: poświęcacie swój czas na to z punktu widzenia celów jakie chcecie osiągnąć. 

Zadanie których nie lubię/ nie jestem w nich dobry

Drugie podejście, na które sobie pozwoliłem po latach pracy, a uważam, że jest ono tak samo ważne jak pierwsze. Deleguje rzeczy, których nie lubię robić, w których nie czuję się dobrze. Mogę je nawet delegować na pracowników, którzy mają kompetencje i lubią je robić. To, że ja uznaję jakąś czynność za nieatrakcyjną, nie znaczy, że inni myślą tak samo. Uważam, że każdy menedżer zasługuje na to aby delegować zadania, których nie lubi robić.

Kompetencje innych w firmie

Trzecie podejście, gdy widzę, że mam w firmie, w organizacji, osobę, którę ma komptencje do czegoś co robię ja i ma na to czas, to jej deleguje. Jak widzę, że mam kogoś komu delegowanie czynności przyjdzie mi łatwo to to robię. 

Jakiś czas temu byłem na konferencji na której mówiłem o delegowaniu, ale w obszarze życia prywatnego, a nie firmowego. My jako społeczeństwo, doszliśmy do momentu w którym sporo naszego życia prywatnego już delegujemy. Sprzątanie, robienie jedzenia czy chociażby z rzeczy remontowych. Kiedyś sami malowaliśmy ściany, a teraz to delegujemy. Uważam, że w tym delegowaniu ważne jest co możemy oddać z życia prywatnego. Jednak warto zastanowić się, aby nie przesadzić i ni delegować wszystkiego a zaoszczędzony czas poświęcać na pracę. Pokusą może być delegowanie zajmowania się dziećmi czy psami, a to sfery życia które są ważne. Sam deleguje dużo rzeczy z życia prywatnego, ale z dużym naciskiem na to aby spędzać swój czas z rodziną lub psami. Warto jest na tym się zastanowić i nie przegiąć w tym obszarze.

Delegowanie zadań – jak robić to dobrze

To, że decydujemy się delegować, to jeszcze nie jest cały sukces. Będzie on wtedy kiedy zrobimy to właściwie. Pierwsza i najważniejsza rzecz to wybranie właściwej osoby. Nie delegujemy osobie administracyjnej wymyślania kreacji marketingowych. Na pewno musimy zobaczyć komu z zespołu lub kogo musimy rekrutować, aby zadania zostało wykonane dobrze. Istotną rzeczą jest to aby dopasować trudności zadania do kompetencji osób które mamy w zespole. Osoba na niższym stanowisku z trudnym zadaniem będzie się frustrować. Z drugiej strony osoba na wyższym stanowisku z prostym zadaniem tez może budzić frustrację. Na pewno trzeba dobrać dobrą osobę kompetencyjnie jak i trudność zadania do tej osoby. 

Jak już wybierzemy tą osobę to musimy jej poświęcić czas. Nie możemy po prostu zlecić tego zadania i poprosić o wykonanie. Poświęćmy te 15 lub 20 minut na to aby opowiedzieć o zadaniu, powiedzieć jakie są zagrożenia i dlaczego to zadanie ma znaczenie. Jak już delegujecie to zadanie, to zaufajcie tej osobie. Nie ma nic cenniejszego niż samodzielnie pracujący zespół. Wtedy firma rozwija się we właściwym kierunku i szybko.

To co trzeba zaplanować to moment w którym sprawdzacie realizację zadania, czy zostało zrobione dobrze, czy termin został dotrzymany. Podchodzimy do tego uczciwie, zostawiliśmy to na kogoś barkach ale jednak mamy to pod kontrolą. 

Jak ja deleguje zadania

Korzystam z narzędzia Clockify. Jest to darmowe narzędzie online do mierzenia czasu pracy, czyli ile czasu poświęcamy na dane czynności. Zarówno ja robię to w swojej pracy jak i moi menedżerowie w swoich zespołach. ustalamy zawsze kategorie różnych zadań i poszczególne zadania. Tworzymy drzewo z projektami i zadaniami. Na koniec miesiąca lub kwartału siadamy i widzimy ile czasu zajmują poszczególne zadania. Zarówno w swojej pracy jak i pracy menedżerów zastanawiamy się, czy każde poszczególne zadanie powinno tyle kosztować. Dla przykładu, jeśli wasz szef marketingu poświęca 20 godzin w miesiącu na pisanie tekstów na bloga czy postów na Facebooka, to warto się zastanowić, czy nie warto tego delegować bo będzie to po prostu tańsze.

Zachęcam do wprowadzenia takiego systemu, bo możecie w łatwy sposób policzyć ile kosztują poszczególne elementy pracy waszego zespołu. Należy jednak pamiętać aby wyciągnąć wnioski po miesiącu lub kwartale, dlatego, że to narzędzia do planowania długoterminowego. Zobaczycie wtedy, że nieefektywnie jest wykorzystywany czas niektórych osób w kontekście tego aby było zrobione to tak żeby firma się rozwijała. 

Ile czasu możesz zaoszczędzić dzięki delegowaniu zadań

Proste ćwiczenie, które pokaże jak dużo czasu można zaoszczędzić. Wejdźcie na stronę Clockify i stwórzcie kategorie zadań które wykonujecie i przez 1 dzień wypełniajcie taką analizę waszego czasu. Pod koniec dnia zastanówcie się co możecie delegować z tych czynności. Wybierzcie 10% z tego i postarajcie się to delegować. 

Jeśli korzystanie z tego narzędzia to za dużo, wejdź na swoja skrzynke mailową i wejdźcie w wiadomości wysłane z tego tygodnia i wybierz 3 zadania, które możecie delegować. 

Delegowanie zadań, to nie jest coś co wdraża się raz, to jest ciągła praca nad tym, aby swój czas poświęcać w rejony które rozwijają wasza firmę, ale też takie które dają wam więcej przyjemności z pracy. Delegujcie zadania, a jeśli macie ciekaw przemyślania zachęcam do zostawiania komentarzy na fanpage  lub YouTube.